Met vertrouwen samenwerken

Grote bouw- en infraprojecten komen regelmatig negatief in het nieuws: vertragingen, kostenoverschrijdingen en rechtszaken. Daar is niet één oorzaak voor aan te wijzen of één oplossing voor te benoemen. Wel ben ik van mening dat samenwerking een cruciale factor is voor een succesvol verloop van bouw- en infraprojecten. Bij Neuf geloven we dat vertrouwen daartoe de sleutel is. En daar kan je aan werken!

De projecten waaraan wij werken zijn multidisciplinair, hebben grote impact op de omgeving en kennen verschillende technische en organisatorische uitdagingen. Kortom, complexe projecten met de nodige onzekerheden en risico’s. Dit vraagt expertise, inzet en lef van de opdracht gevende en opdracht nemende partij. Ze hebben elkaar hard nodig. Immers, ze staan beide aan de lat voor een deel van de opgave en hebben complementaire expertise. Het vraagt onderling vertrouwen om elkaar te vinden en versterken. Dit gaat niet altijd vanzelf.

Waar gaat het mis?
In de krant staan incidenteel extreem geëscaleerde situaties, die vaak resultaat zijn van gebeurtenissen al vroeg in het proces. Als het gaat om samenwerking groeien partijen soms al onbewust uit elkaar, nog voordat ze begonnen zijn. Hoe vaak komt het niet voor dat in de eerste maanden na de contractondertekening er allerlei verwachtingen tegenover elkaar, die ogenschijnlijk niet waargemaakt zullen worden. Hierdoor ontstaan er twijfels over het functioneren van de ander. Vanuit opdrachtgever komen bijvoorbeeld vragen op als: “waar blijft de planning van de opdrachtnemer?”, “het ontwerpproces loopt volop maar het kwaliteitsplan waar dit ontwerpproces aan moet voldoen is nog niet geaccepteerd, voeren ze hun werkzaamheden wel beheerst uit?”. Verwachtingen, werkwijzen en belangen zijn dan vaak onvoldoende afgestemd of uitgesproken. Zo wil een opdrachtnemer een planning halen en focust zich bijvoorbeeld eerst op het voorbereiden en indienen van een vergunningaanvraag. Voor de opdrachtgever is vaak niet zichtbaar dat de opdrachtnemer hierbij op een bewuste en weloverwogen manier te werk gaat. De opdrachtgever verwacht eerst allerlei plannen te ontvangen en maakt zich vervolgens zorgen of hij wel de afgesproken kwaliteit gaat krijgen van de opdrachtnemer. Het gevaar van het ontstaan van een negatieve spiraal ligt op de loer, zie figuur 1. Als het vertrouwen afneemt, zie je vaak dat een opdrachtgever meer controles gaat uitvoeren bij een opdrachtnemer (“voldoet hij wel aan het contract?”) en zich formeler gaat opstellen. Met escalatie en, na verloop van tijd, juridische stappen tot gevolg. Het gesprek gaat dan niet meer over de inhoud of de project specifieke uitdagingen. Erger nog; partijen steken veel energie in contractuele discussies, in plaats van te investeren in het gezamenlijk oplossen van achterliggende problemen en de werkelijke uitdagingen.

Figuur 1: Versterkende effecten: valkuil en kans. OG = opdrachtgever, ON = opdrachtnemer.

Hoe dan wel?
Onze stelling is dat er met vertrouwen een negatieve spiraal voorkomen kan worden, zoals weergeven in figuur 1, en er juist een positieve ontwikkeling ontstaat. Als er vertrouwen ontstaat durven partijen meer los te laten, want je kan erop vertrouwen dat de ander zijn deel van het project goed doet. Dit helpt de opdrachtnemer, want die krijgt ruimte om de werkzaamheden naar eigen inzicht optimaal te organiseren en bij te sturen wanneer nodig. Door vertrouwen zullen partijen ook opener met elkaar communiceren, waardoor problemen eerder opgelost of zelfs voorkomen worden, hetgeen weer tot meer wederzijds vertrouwen leidt. Zodoende ontstaat de situatie waarbij partijen hun energie steken in de belangrijkste zaken en project-specifieke uitdagingen. Ook worden risico’s die op het raakvlak opdrachtgever – opdrachtnemer liggen beter beheerst, aangezien partijen elkaar daarvoor opzoeken. Uiteindelijk draagt dit alles bij aan hogere doelmatigheid en effectiviteit. Maar hoe ontstaat vertrouwen?

Een vertrouwensmodel
Vertrouwen is een abstract begrip. Naar mijn mening betekent vertrouwen in deze context: geloof in iemands goede trouw en eerlijkheid, en geloof dat iets goed zal gaan. Beide betekenissen zijn hier relevant. Je kan als opdrachtgever immers niet alles controleren. Vertrouwen in de ander is essentieel. Echter, hoe kan je bepalen of je in iemands goede trouw kan geloven of dat je ervan uit kan gaan dat iets goed zal gaan? Op basis van ervaring komen we tot drie factoren die de mate van vertrouwen in de andere partij sterk beïnvloeden: expertise, gedrag en begrip (zie figuur 2). Onze ervaring is dat er vertrouwen in de ander ontstaat als je waarneemt dat de ander de benodigde expertise bezit, het benodigde en gewenste gedrag vertoont en als de ander aansluiting weet te vinden op jouw manier van werken en behoeften. Dit laatste kan niet zonder begrip van de ander, en vice versa. Deze pijlers zijn gebaseerd op ervaringen en hebben we getoetst in gesprekken met vakgenoten. Daarnaast blijken ze overeenkomsten te hebben met onderdelen van het gedragsmodel van Balm (Gedragsmodel Balm, 2000) waarin de aspecten kunnen, willen en begrijpen voorkomen als onderdeel van een gedragsveranderingsproces. Hieronder volgt een nadere toelichting op onze pijlers.

Figuur 2 Vertrouwenscirkel (Neuf, 2020)

Expertise
Bij expertise gaat het erom dat een partij (opdrachtnemer of opdrachtgever) in staat is om de aan hem contractueel toebedeelde opdracht, c.q. werkzaamheden, naar behoren uit te voeren. Hierbij gaat het enerzijds om technisch-inhoudelijke kennis en ervaring. Anderzijds is het kunnen omgaan met de context waarbinnen het project moet worden uitgevoerd van belang, zoals de contract- en samenwerkingsvorm en de ruimtelijke en sociale context met stakeholders.

Gedrag
Hierbij gaat het om het vertonen van het gedrag dat nodig is om tot samenwerking te komen. Denk hierbij aan elkaar opzoeken bij inhoudelijke uitdagingen of contractuele discussies, maar ook aan rekening houden, meedenken en -werken met elkaars belangen.

Begrip
Waar expertise en gedrag vooral bij de partijen afzonderlijk liggen, ligt begrip meer in het samenspel van deze partijen. Het is van belang dat partijen elkaars belangen, verwachtingen en werkwijzen kennen en begrijpen. Ook het begrijpen van elkaars behoeften in de samenwerking is belangrijk: wat heeft eenieder nodig vanuit zijn belangen en rol? Hierbij kan het gaan om een opdrachtgever die bepaalde planningsinformatie nodig heeft om zijn achterban goed te informeren. Of een opdrachtnemer die vrijheid van handelen nodig heeft om zijn organisatie zo optimaal mogelijk in te zetten voor de voorliggende opgave, om zo zijn deadlines op een efficiënte wijze te halen.

Werken aan vertrouwen
Partijen kunnen vroegtijdig aan vertrouwen werken door te investeren in onderling begrip. Daarbij gaat het om verwachtingen (van de samenwerking, het project, de rolverdeling, e.d.), manieren van werken, elkaars behoeftes daarin en nadrukkelijk ook over elkaars belangen. Bedenk ook hoe je die belangen kunt dienen binnen de context van het project. De drie pijlers van de vertrouwenscirkel verdienen dus bij aanvang van het project meteen aandacht. Gaandeweg het project komt het vervolgens altijd voor dat er hobbels overwonnen moeten worden en vaak komt de samenwerking dan alsnog onder spanning te staan. Het kan dan niet zo zijn dat er wordt gezegd “de ander snapt er niks van” of dat een van de partijen zich gaat verschuilen achter het contract, procedures of direct een contractuele escalatie inzet. Het is van belang het goede gesprek te blijven voeren. Ook dan zijn de pijlers uit de vertrouwenscirkel relevant. Dit betekent elkaar opzoeken en onderzoeken wat er aan de hand is. Verwachtingen die niet waargemaakt worden zijn vaak symptomen van één of meerdere pijlers van de vertrouwenscirkel die niet op orde zijn. Dit bepaalt wat er nodig is om de situatie te verbeteren. In mijn ervaring willen partijen altijd een succes maken van een project en laten ze daarbij het juiste gedrag zien. Op het moment dat de samenwerking dan onder spanning staat blijkt vaak dat verwachtingen onvoldoende zijn afgestemd en partijen elkaar gewoonweg onvoldoende begrijpen en zoekende zijn hoe dit te doorbreken. In zo’n situatie lijkt er bij de ander van alles mis te gaan, maar dit valt in werkelijkheid vaak mee. Een belangrijke randvoorwaarde voor succes is dan namelijk vaak wel aanwezig: de juiste houding en gedrag. Als dit er is, dan leert de ervaring dat partijen elkaar weer kunnen vinden en het project alsnog succesvol en in goede samenwerking kan worden gerealiseerd. Zolang het goede gesprek maar wordt gevoerd en partijen ook echt bereid zijn aan de pijlers van de vertrouwenscirkel te werken. Het zou zonde zijn, voor het project en de betrokkenen, als in deze situatie de verkeerde interventie wordt gepleegd en de relatie verder onder spanning komt te staan met een negatieve spiraal tot gevolg (figuur 1).

Tot slot
Vertrouwen is in onze ogen essentieel om een goede samenwerking te bewerkstelligen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, van grote bouw- en infraprojecten. Als de 3 pijlers (expertise, begrip en gedrag) op orde zijn bij beide partijen, dan is de basis voor vertrouwen, en daarmee een goede samenwerking, op orde. Vaak ontstaat wantrouwen als een van die drie zaken bij de ander niet op orde is, of als het beeld bestaat dat het niet op orde is.

Het is belangrijk om vanaf de start van een project bewust te zijn van de pijlers en hieraan te werken door te onderzoeken wat je eraan kunt doen om de pijlers steviger te maken en door het gesprek vroegtijdig aan te gaan. Helaas is dit niet vanzelfsprekend. Er wordt vaak gewoonweg gestart met de werkzaamheden en gaandeweg kom je er met elkaar achter dat het niet lekker loopt. Het is heel menselijk om er (onbewust) bij de start van uit te gaan dat je elkaar goed begrijpt en dat je allemaal wel rekening houdt met elkaar. Maar op het moment dat het gaat schuren kom je er vaak achter dat ondanks alle goede bedoelingen er teleurstellingen zijn ontstaan.

We zien dat het werken aan vertrouwen steeds meer aandacht krijgen bij bouw- en infraprojecten. Bij Neuf dragen onze ervaren contractmanagers graag bij aan deze positieve ontwikkeling en daarmee aan meer succesvolle projecten. Zowel op projecten als door trainingen te geven. Ook delen ze graag hun kennis en ideeën. Benieuwd wat Neuf voor jouw project kan betekenen? Neem contact met ons op!